квадратный метр,недвижимость,строительство

Профессиональное делопроизводство-электронный документооборот

Профессиональное делопроизводство-электронный документооборот Организация делопроизводства на предприятии любой сферы деятельности заключается в систематизации входящей и исходящей документации, внутренних документов - справок, писем, приказов и пр. Документооборот предприятия начинается с момента организации фирмы и носит постоянный характер. Каждый день через секретаря проходит множество разного характера документов, некоторые из которых требуют резолюции ответственных лиц, некоторые - сразу отправляются в архив. В большинстве случаев на каждом из документов ставится входящий или исходящий номер, который однозначно классифицирует этот документ, по которому производится поиск необходимой справки или приказа.

Оптимальной формой организации документооборота на предприятии является автоматизация делопроизводство. Автоматизация заключается во внесении всех документов в специальную программу, представляющую из себя программный комплекс, и здесь делопроизводство и документооборот фиксируется в электронном архиве. Такая форма учета документации значительно сокращает временные и финансовые расходы по созданию и обработке документации, дает возможность быстро и согласно присвоенным правам получить доступ к любому документу из зафиксированных в электронной системе. С точки зрения эффективности бизнес-процессов электронный документооборот позволяет быстро принять важные управленческие решения, оперативно среагировать на любую ситуацию получив доступ к необходимым документам за считанные секунды.

Автоматизация делопроизводства выполняется силами программного комплекса, который устанавливается на все компьютеры компании. Перед установкой программы создается локальная сеть между всеми компьютерами, находящимися на территории офиса. Каждое ПК, объединенное в интранет сеть, дает возможность получить доступ к любому из находящихся в системе документов, согласно присвоенных администратором правам доступа. Чаще всего максимальные права получают непосредственный руководитель фирмы, топ-менеджеры и секретарь. Другие сотрудники могут получить доступ к информации через корпоративный портал.

Организация делопроизводства и электронный документооборот могут содержать документы, относящиеся к коммерческой тайне компании. Для сохранности таких данных необходимо предпринять меры по защите локальной сети интранет предприятия, на крупных предприятиях ввести в штатное расписание должность системного администратора, ответственного за нормальное и безопасное функционирование сети.

источник: Квадратный метр

Любое полное или частичное копирование материалов сайта запрещено.

 

 
 


© 2009 - 2017 Все права защищены! http://m2.kharkov.ua Недвижимость город Харьков.Портал недвижимости "Квадратный метр"
Копирование, републикация, перепечатка и использование на других интернет ресурсах любых материалов сайта "Квадратный Метр" строго запрещены!